Guaraniaçu - 7 dicas para organizar documentos e papéis!!! Saiba mais com Jaque Organizer

Sou Técnica em Enfermagem Socorrista com especialidade em Instrumentação Cirúrgica, apaixonada por organização. Desde então sempre busquei conhecer mais essa área, ate ser apresentada ao Método Reorganize da renomada Priscila Sabóia, conhecida no programa É de Casa da Rede Globo, seguindo métodos da Marie Kondo e terapeuta em Feng Shui.

 

7 dicas para organizar documentos e papéis:

 1 – Crie categorias e use cores diferentes para representá-las

Seja em caixas, gavetas, arquivos ou fichários, a organização por cores ajuda – e muito – a encontrar rapidamente um documento. Para colocá-la em prática, crie categorias que façam sentido para você e atribua uma cor diferente a cada uma. Essas cores podem aparecer nas pastas, etiquetas, divisórias etc. Em cada categoria/cor, você pode criar subcategorias que facilitem ainda mais a localização do papel.

2 – Crie um arquivo específico para memórias escolares das crianças

É uma forma de preservar a memória da vida escolar dos pequenos sem misturá-la com a papelada dos adultos. Cada filho deve ter o seu próprio arquivo e ser co-responsável por ele. As divisórias podem ser baseadas na fase escolar. Decidam juntos o que guardar de cada fase sem excessos.

 

3 – Não se esqueça da categoria “memória afetiva”

Além das categorias para a papelada burocrática, separe um espaço para guardar cartas, cartões, desenhos do sobrinho, lembrancinhas de nascimento e outros itens relacionados à memória afetiva. Isso não deve se misturar a documentos, contas e papelada de trabalho/estudo.

4 – Deixe à vista convites e informações sobre eventos futuros

Crie um arquivo de fácil acesso, como esse de mesa, para papéis relacionados a eventos futuros, por exemplo, convites em geral, a lista de compras para o almoço do feriado, o e-mail com o endereço do churrasco da empresa etc. Você pode aproveitar o mesmo organizador para armazenar a lista de tarefas a serem cumpridas em determinado dia ou semana, caso não tenha um controle digital dos compromissos. Só não esqueça que se trata de um arquivo temporário, ou seja, passada a data, deve ser eliminado ou transferido para outro arquivo.

5 – Crie um sistema de triagem com categorias inteligentes

Como nem sempre você terá tempo para organizar de cara os papéis novos que chegam (e como aparece papel em nossa vida!), uma dica é criar uma estação de triagem para arquivos temporários. Mas não adianta despejar os novos papéis misturados e depois esquecê-los. Crie categorias inteligentes, como “ler”, “arquivar”, “resolver esta semana” para deixar a organização mais clara.

6 – Organize contas em três níveis de arquivamento

As contas podem ser colocadas no arquivo de triagem quando chegam, no arquivo daquele ano, depois de pagas - por exemplo numa pasta sanfonada dividida pelos meses - e num arquivo “definitivo” quando o ano acaba. O definitivo está entre aspas porque você só precisa guardá-las por cinco anos, depois, bye bye.

 

7 – Elimine o que for desnecessário sem dó

A dica mais simples de todas e também a mais eficiente na hora de organizar a papelada: livre-se do excesso; mande para a reciclagem tudo o que for desnecessário, sem dó. Por segurança, use um triturador para destruir documentos e outros arquivos confidenciais.

Curtiram? Então, mãos à obra! Dá um pouco de trabalho colocar a papelada em ordem, mas depois é fácil de manter. E vale a pena!

 

Ficamos por aqui, e qualquer dúvida e sugestão entrem em contato pelo Instagram: apaixonada_por_organizacao.  (Com Jaque Organizer).